生成AIで仕事が減らない会社は、減らす前に数えていない

同じ道具を入れて、1年後に分かれるもの

生成AIを入れて1年たった会社を並べると、月末の忙しさが去年と変わらない会社と、はっきり減った会社に分かれます。使っている道具はほとんど同じです。違うのは、導入の前に何をしたかです。

減った会社は、着手する前に、減らす対象の仕事を数えています。変わらなかった会社は、数えないまま始めています。数えたかどうかの差が、そのまま1年後に効果を説明できるかどうかの差になります。

数えていない会社で起きること

業務効率が上がった、という感想は社内から必ず出ます。ところが、どの仕事が月に何回あり、1回に何分かかっていて、いまは何分になったのかを言える人は、ほとんどいません。

数えていない会社では、次の3つが起きます。

• 効果を経営者に説明できません。説明できないものに追加の予算は付かないので、次の投資がそこで止まります。
• 最初に導入を進めた社員の熱が冷めた時点で、元のやり方に戻ります。戻ったことにも気づけません。
• 次にどの仕事へ広げるかを決められません。勘で選ぶことになり、たいてい目立つ仕事から手を付けて、効果の薄いところで力を使います。

道具を入れる作業は1日で終わり、数える仕組みを作る作業は1週間かかります。飛ばされるのは、いつも数える仕組みのほうです。

着手の前に書き出す、3つの数字

難しい計測は要りません。仕事ごとに、月あたりの回数、1回あたりの時間、担当者。この3つを、着手する前に書き出すだけです。表計算ソフトで足ります。

1回あたりの時間は、正確でなくて構いません。担当者にだいたい何分かかるかを聞いて書けば十分です。目的は正確な測定ではなく、前と後を同じ物差しで比べることだからです。この表は、導入した後では二度と作れません。もう元の状態が残っていないからです。

回数と時間で並べ替えたときの順番

回数と時間を掛け合わせて並べ替えると、たいてい順番が入れ替わります。上に来るのは、月1回の大きな資料づくりではなく、毎日15分かかっている突き合わせのような、目立たない仕事です。

月1回3時間の仕事は年36時間ですが、毎日15分の仕事は年60時間を超えます。感覚では前者が重い仕事に見えるので、数えない会社はそちらから手を付けます。効果が出ないまま半年が過ぎる会社は、たいていこの読み違いをしています。

時間で測れない仕事の扱い

すべての仕事が時間で測れるわけではありません。値付けを決める、取引先との条件を判断する、人の評価を決める。こうした仕事は、かかった時間と成果が結び付きません。5分で決めた判断が、3時間かけた判断より正しいこともあります。

ここを時間で管理しようとすると、早く終えること自体が目的になり、判断が雑になります。だから測る対象を選ぶときに、判断が入る仕事は先に外します。外した仕事は、そのままAIに読ませない情報の範囲と重なります。判断が入る仕事は、材料も外に出さないほうがよいからです。測れないものを見分ける作業と、渡さない範囲を決める作業を、別々にやる必要はありません。

空いた時間の行き先

数えて、減らして、そこで終わる会社があります。減った時間は、放っておけば別の作業で埋まります。減った分だけ緩んで、月末の忙しさは変わりません。

減らすこと自体は目的になりません。空いた時間を、客を増やす仕事、単価を上げる仕事、新しい売り先を探す仕事のどれに回すか。ここまで決めて初めて、効率化が売上につながります。行き先を決めていない効率化は、社内の作業の中身が入れ替わっただけで、経営の数字は動きません。

3か月分の数字がそろったあとの会議

毎月の数字が3回そろうと、会議の言葉が変わります。AIを使えているか、という問いは、答えようがないので議論になりません。先月この仕事で何時間減ったか、という問いは、答えが1つに決まるので議論になります。

減っていない月があっても構いません。減らなかった理由を探せることが、数えている状態の価値です。数えていない会社では、減っていないことにすら気づけません。

当社の場合。減った時間を毎月測ります

業務改革では、手作業を全部書き出すところから始めます。仕事ごとの回数と時間を表にし、削る候補を絞ってから、AIに任せる3つを面談で選びます。渡さない範囲も、同じ表から決めます。

効果は毎月測ります。どの仕事で何時間減ったかを、前の月と比べて面談で確認します。当社が担うのは面談と、その表や社内ルールなどの文書です。日々の運用は顧問先にお願いします。月額5万円（税別）からです。

よくあるご質問

生成AIの効果は、どう測ればよいですか

仕事ごとに、月あたりの回数、1回あたりの時間、担当者の3つを、着手する前に書き出します。正確でなくて構いません。前と後を同じ物差しで比べることが目的です。

どの仕事から手を付けるべきですか

回数と時間を掛け合わせて並べ替えた上位からです。月1回3時間の仕事より、毎日15分の仕事のほうが年間では大きくなります。感覚で選ぶと、この読み違いが起きます。

測れない仕事はどうしますか

値付けや人の評価のように、かかった時間と成果が結び付かない仕事は、測る対象から外します。外した仕事は、そのままAIに渡さない範囲になります。

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