経営顧問
業務改革
月末の忙しさが、去年と変わっていないのではないでしょうか。手作業を書き出す様式をお渡しし、埋まった一覧をもとに、AIに任せる3つを面談で選びます。減らすのが目的ではありません。空いた時間を、売上を作る仕事のどれに回すかまでを、翌月の面談で決めます。
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このようなお悩みはありませんか
生成AIを入れても、仕事のやり方が変わっていない会社は少なくありません。次のどれかに当てはまるなら、月に数日分の手作業を、売上を作る仕事に振り替えられます。
- 生成AIをまだ使っていないが、事務を減らせと言われている
- 生成AIを試したが、一部の社員しか使っていない
- その人にしか分からない仕事が多い
- 受発注と請求の突き合わせ、勤務表や日報の集計に、毎月数日かかっている
- 情報が漏れるのが怖くて使えない。または、ルールがないまま社員が勝手に使っている
進める順番
- 01手作業を全部書き出す
- どの仕事が月に何回、何時間かかっているかが並び、削る候補が絞られます
- 02AIに渡さない情報と、任せない仕事を決める
- AIに入れてよい情報の範囲と、人が決める仕事を、先に分けます
- 03当社の指示文をもとに、顧問先の社内ルールを作る
- 当社が毎日使っている生成AIの指示文（プロンプト）と、その使い方の取り決めをお渡しします。顧問先の仕事の名前と書類の形に合わせて書き直し、社内ルールの形にします
- 04やり方として根づかせる
- 誰が、いつ、何を見るかが決まり、担当が代わっても回ります
- 05減った時間を毎月数える
- どの仕事で何時間減ったかが、前の月と比べて分かります
- 06空いた時間の使い道を決める
- 減った時間を、客を増やす仕事、単価を上げる仕事、新しい売り先を探す仕事のどれに回すかを面談で決めます。空いた時間の使い道を決めない会社では、減った時間が別の作業で埋まり、月末の忙しさは変わりません
初月の進め方
減らす仕事を面談で決め、3つの仕事で試していただきます
書き出しから試すところまでを、1カ月でひと回りします。減った時間を何に回すかは、試した結果を見て翌月の面談で決めます。
原価や取引先を見せていただくため、初月は秘密保持契約を結んだ週を1週目と数えます。2週目にAIに渡さない範囲を決めた方針のたたき台、4週目に方針の文書をお渡しします。
初月の予定表のうち、様式と文書の作成は当社が行い、手作業の書き出しと3つの仕事での試しは顧問先にお願いします。
- 1週目
- 手作業の書き出し
- 2週目
- AIに渡さない範囲の案
- 3〜4週目
- 3つの仕事で試す、方針の文書
成果物
読まれないルールは、ないのと同じです
社内ルールは1枚に収めます。使われていない手順は、月1回の面談で伺い、その月のうちに当社が文書から外します。実際の運用の切り替えは、顧問先にお願いします。
成果物は当社が作成し、面談でお渡しします。社内の数値や取引先の情報は、当社がお渡しする様式にご記入いただいたものを使います。
- 01面談の記録
- その月に決めたことと、決めずに残したこと
- 02仕事の一覧表
- 月に何回、1回に何時間かかるかまで
- 03生成AIの社内ルール
- 入れてよい情報の範囲と、人が決める仕事
- 04社内の指示文集
- 当社の指示文を、顧問先の仕事に合わせて書き直したもの
- 05変えたあとの仕事の手順
- 誰が、いつ、何を見るか
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